Цифровые технологии играют все большую роль в нашей жизни, и нотариат не является исключением. Новшества в законодательстве позволяют в кратчайшие сроки перевести бумажный документ в электронный вид и направить его по месту требования. Кроме того, у граждан и организаций появилась возможность сдавать электронные документы на хранение в цифровой архив нотариата, что гарантирует сохранность и конфиденциальной данных.
В жизни может возникнуть ситуация, когда необходимо срочно выслать в другой конец страны доверенность, согласие на совершение сделки, обращение в госорганы, иной важный документ. Раньше это требовало направления бумаг заказными письмами или ценными бандеролями, но сейчас появилась возможность при помощи нотариуса переводить документы в цифровую форму и пересылать их в считанные минуты по электронной почте. Процедура существенно экономит время и деньги. Кроме того, теперь не нужно рисковать оригиналами документов, пересылая их почтой, курьерской службой. В обиходе такую операцию именуют позаимствованным из научной фантастики термином «телепортация».
Сам процесс «телепортации» достаточно прост. Вы обращаетесь к ближайшему нотариусу, который переведет ваш документ в электронный формат и удостоверит его усиленной квалифицированной электронной (УКЭП). Такой электронный документ будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал. Электронную версию документа можно будет направить по электронной почте адресату, где бы он ни находился. Хранить ее также можно на любом носителе, в памяти смартфона или другого устройства.
Возможен и обратный процесс — если адресату нужен документ на бумаге, то ближайший нотариус переведет его в материальную форму, удостоверит и отдаст на руки. Электронный документ, появившийся в результате «перевоплощения», невозможно подделать. Если злоумышленник попробует внести в него изменения, документ либо не откроется, либо от него открепится УКЭП нотариуса. В итоге руках у мошенника останется обычная копия, не обладающая никакой юридической силой.
Граждане могут совершать сделки, продавать совместно нажитое в браке имущество, получать наследство, вступать в иные правовые отношения в любом месте нашей страны. Кроме того, государственные органы и коммерческие организации все чаще оказывают услуги гражданам в дистанционной и цифровой форме. В таких случаях «телепортация» документов может быть очень удобна. Простой пример. В свете недавних изменений правил предоставления гостиничных услуг размещение в отелях детей в возрасте до 14 лет будет возможным только при наличии нотариально заверенного согласия родителей. Обратившись к нотариусу, можно не только оформить необходимый документ, но и практически мгновенно передать его в другой город.
Однако важно оговориться, из-за установленных законом ограничений невозможна «телепортация» с документами, удостоверяющими личность, и договорами, заключенными в простой письменной форме.
«Телепортация» документов стала особенно актуальной во время пандемии — услуга открыла возможность направлять документы в организации, ограничившие личный прием. Кроме того, недавно вступил в силу закон о «цифровом нотариате», давший возможность совершать дистанционно ряд нотариальных действий. При этом важно помнить, что удостоверяя сделки, в том числе в цифровом формате, нотариус гарантирует их законность и отвечает за весь ущерб, который может возникнуть по его вине. Нотариус проверит, что граждане, подписывая документы на бумаге или «в цифре», не введены в заблуждение, разъясняет им все последствия. Нотариус также проверяет правомочность сторон сделки или заявителей по иным действиям, что очень важно, чтобы предупредить мошенничество или последующие судебные споры.
Важные документы — в цифровой архив
В практику уверено входит еще одно новое нотариальное действие — принятие на хранение и выдача электронного документа. Статья 97 Основ законодательства о нотариате и раньше предусматривала возможность принятия нотариусом на хранение документов. Теперь, кроме бумаг, нотариусу могут быть переданы электронные документы, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и др.
В чем польза процедуры. Все мы храним дома важные документы, потеря или попадание в недобросовестные руки которых может сильно осложнить нашу жизнь. Это могут быть договоры, правоустанавливающие документы на недвижимость, дипломы об образовании и многое другое. В любой организации есть огромный массив документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, требующую надежного хранилища. Любой носитель – бумажный или электронный имеет ограниченный срок эксплуатации. Электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или облачных сервисах, могут стать добычей взломщиков. Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков.
Цифровой архив у нотариуса гарантирует сохранность и неизменяемость файлов, а также их защиту от доступа третьих лиц. Документы попадут по защищенным каналам в Единую информационную систему нотариата. Предварительно они будут проверены на наличие вредоносных программ. Документы будет храниться в системе в том виде, в котором заявитель его передал, они будут зашифрованы — никто не сможет увидеть их содержание, даже сам нотариус.
Срок хранения цифровых документов определяет заявитель, когда он будет подходить к концу, система оповестит его об этом. Получить документы и файлы обратно можно будет в любое удобное время у любого нотариуса. Напомним, что ранее, когда дело касалось документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти только в ту контору, куда они были переданы.
Воспользоваться этой услугой можно не выходя из дома — через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Однако для этого уже самому заявителю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.
На портале ФНП есть раздел «Удаленные нотариальные действия» (https://notariat.ru/ru-ru/remote), где указан список доступных для совершения в онлайн-формате нотариальных действий, среди них — принятие на хранение либо выдача электронных документов. Там же можно найти удобную инструкцию по тому, как воспользоваться сервисом.
Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата будет полезна не только для всех людей, желающих сохранить документы и важную информацию от случайной порчи, потери или кражи. Это может быть актуально и для представителей творческих профессий. Передав в архив нотариата произведение в виде электронного файла, можно будет защитить свои права от плагиата, нотариально зафиксировав время его создания или передачи на хранение.
Дмитрий Соловьев,
нотариус Майкопского городского нотариального округа